上司と部下のコミュニケーションは、５W1Hで

寒波が居座ってここ1週間ほど寒いそうですね。昨日は明け方自動車の窓が凍っていましたので、プラスチック製のへらでシャリシャリと氷を削りました。食えないシャーベットと戦う税理士の吉住です。

それでは上司と部下のコミュニケーションはどうしたらいいかということになります。

指示を出すときは、少なくとも以下のことに注意をし、コミュニケートする必要があります。

1.☓☓をしてください。(最悪の場合、これまではこれだけでした)

2.☓☓をした結果、期待している成果はこのようなことである。(ゴールを示し、方向性を理解させる)

3.成果はいつまでに上げる必要がある。(納期を示す)

4.☓☓をやって〇日後までにこのような成果をあげなければならないけれども、その成果に至る工程は分かりますか(部下が成果を上げるためにどのような道筋【一里塚】をたどろうとしているのか確認する。そもそも道筋がわかっているのか確認する。何と何をやれば成果をあげられますか。やり方がわからないところはありませんか)。

5.工程が違う時は修正します。

6.工程一つ一つをやって行きますが、一人で出来ますか。工程のどこができませんか。

7.わからないところのやり方を説明します。

8.一つ一つの工程をいつまでにやれば、成果があげられますか。

大切な指示であればあるほど、少なくともこの程度のことを確認しておく必要があります。でもこれ小学生の時に習いましたよね。5Ｗ1Ｈです。工程を洗い出すところは、『問題点』と仕事のブレークダウン(分解)ですが、工程の一つ一つは、5W1Hです。

『こんな面倒なことをやっていられるか』とおっしゃるかもしれません。しかし、部下が仕事を失敗するよりずっとましですよ。仕事を失敗した後で叱り飛ばしても、いったん失敗したものは損失です。その失敗に対しても、給料は支払われています。仮に途中で失敗に気付いたにしても、手戻りが生じます。生産性は低下しているんですね。

(次回へ続きます)